Cuando Google Drive se introdujo a la web por primera vez, servía como un lugar de almacenamiento de archivos en la nube para que fueran accesibles desde cualquier lugar. Debido a que Drive evolucionó, ahora cumple los roles de Google Docs y sirve como un centro para la creación de documentos Google y herramientas de Office. Incluso, puedes instalar aplicaciones en Drive para expandir aun más su operatividad. Saca el máximo de Google Drive siguiendo esta guía.

Parte1

Ingresa a Google Drive

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   Ingresa a la página web de Google Drive con tu cuenta de Google. Si no tienes una cuenta de Google, puedes crear una de forma gratuita. Google Drive te permitirá almacenar archivos en la nube, así como también crear documentos y formularios a través de su interfaz web.
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   Añade archivos a la unidad. Hay dos maneras de agregar archivos a la unidad: puedes crear documentos de Google Drive o puedes subir los archivos desde tu computadora. Para crear un archivo nuevo, haz clic en el botón "CREAR". Para subir un archivo, haz clic en el botón “CARGAR” (la flecha hacia arriba) que está junto a "CREAR".
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   Cambia la forma en que se muestran los archivos. Puedes elegir mostrar los archivos con íconos grandes ("Cuadrícula") o como una lista ("Lista"). El modo "Lista" muestra de un vistazo el propietario del documento y cuándo fue la última vez que se lo modificó. El modo "Cuadrícula" muestra cada archivo como una vista previa de su primera página. Puedes cambiar el modo haciendo clic en los botones que están junto al ícono de engranaje, en la esquina superior derecha de la página.
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   Usa la barra de navegación del lado izquierdo para navegar por los archivos. “Mi unidad” es el lugar donde se almacenan todos los archivos y carpetas subidas. “Compartidos conmigo” son los documentos y archivos que otros usuarios de Drive comparten contigo. “Destacados con estrella” son los archivos que marcaste como importantes, y los archivos “Recientes” son los que editaste más recientemente.
   

   • Puedes arrastrar y soltar archivos y carpetas en toda tu unidad para organizarlos según tu criterio.
   • Haz clic en las casillas para seleccionar múltiples archivos y carpetas. Luego, puedes realizar acciones con esos archivos haciendo clic en los botones que están en la parte superior de la página. Si utilizas la vista de íconos grandes, la casilla aparece cuando pasas el mouse sobre el documento. Puedes encontrar más opciones en el menú “Más”.
   • Haz clic en el ícono Carpeta con un signo “+” para crear una carpeta nueva en tu unidad. Puedes crear carpetas dentro de otras para organizar los archivos.
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   Busca archivos. Puedes buscar documentos y carpetas en todo Google Drive usando la barra de búsqueda de la parte superior de la página. Google Drive buscará a través de los nombres, contenidos y propietarios y si encuentra un archivo con el término exacto en el título, este aparecerá debajo de la barra de búsqueda a medida que escribes, así podrás seleccionarlo rápidamente.
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   Descarga la aplicación para tu dispositivo móvil. Puedes descargar la aplicación Google Drive para tu dispositivo con Android o iOS para acceder a los archivos desde tu teléfono o tableta. Puedes descargar la aplicación de forma gratuita desde la tienda de aplicaciones. Es posible que no tenga todas las mismas características de edición que la versión del navegador.

Parte2

Crea y edita documentos

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   Haz clic en el botón "CREAR". Al hacerlo, aparecerá un menú que te permitirá elegir qué tipo de documento quieres crear. Tienes diferentes opciones predeterminadas, pero también puedes añadir más haciendo clic en el enlace “Conectar más aplicaciones” que está al final del menú:
   

   • Carpeta: crea una carpeta en Mi unidad para la organización de archivos.
   • Documento: crea un documento en blanco procesador de textos al que puedes ajustarle el formato y las configuraciones de página usando las herramientas y los menús de la parte superior del documento. Puedes exportar los documentos como archivos de Microsoft Word, OpenOffice, PDF y otros formatos.
   • Presentación: abre el Google Drive equivalente a Microsoft PowerPoint. Puedes exportar los archivos como archivos de Microsoft PowerPoint, PDF, JPG y otros formatos.
   • Hoja de cálculo: crea una hoja de cálculo en blanco. Puedes exportar las hojas como archivos de Microsoft Excel, OpenOffice, PDF, CSV y otros formatos.
   • Formulario: te permite crear formularios que puedes completar en línea y los puedes exportar como archivos CSV.
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   Crea un archivo nuevo. Luego de elegir el tipo de documento, se te presentará un documento en blanco. Si eliges Presentación o Formulario, aparecerá una ventana de bienvenida que te ayudará a configurar el documento.
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   Nombra el archivo. Haz clic en el texto gris en cursiva que dice “<tipo de archivo> sin título”, en la parte superior de la página. Cuando hagas clic en él, aparecerá la ventana “Cambiar el nombre del documento”, la cual te permitirá cambiar el nombre del archivo.
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   Edita el documento. Comienza a escribir el documento como lo harías en su equivalente comercial. Es muy probable que notes que Google Drive tiene la mayoría de las características básicas, pero las avanzadas a las que estás acostumbrado no están disponibles.
   

   • El documento se guarda automáticamente a medida que trabajas en él.
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   Exporta y convierte el archivo. Si quieres que el archivo sea compatible con programas similares, haz clic en "Archivo" y coloca el cursor sobre “Descargar como” para ver un menú con los formatos disponibles. Elige el formato que mejor se adecúe a tus necesidades. Luego, se te pedirá que le coloques un nombre al archivo y que selecciones una ubicación de descarga. Cuando el archivo esté descargado, tendrá el formato que elegiste.
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   Comparte el documento. Haz clic en "Archivo" y selecciona "Compartir", o haz clic en el botón azul "Compartir" que está en la esquina superior derecha para abrir las configuraciones de Uso compartido. Puedes especificar quién puede ver el archivo, como así también, quién puede editarlo.
   

   • Mándale el enlace de la parte superior a las personas con las que quieres compartir el archivo. Puedes utilizar los botones de abajo para compartirlo rápidamente a través de Gmail, Google+, Facebook, o Twitter.
   • Cambia quién tiene acceso al documento haciendo clic en “Cambiar…”. Por defecto, el documento es privado y debes invitar a las personas a que tengan acceso. Puedes cambiar esto para permitir que todos los que tienen el enlace puedan ver el archivo, o para que lo abra y busque cualquier persona en Internet.
   • Invita a las personas a editar tu documento ingresando la información de contacto en el campo “Invitar a personas”. Los usuarios invitados deben ingresar a Google Drive para acceder al documento.
   • Cambia el acceso de las personas invitadas haciendo clic en el enlace azul junto a cada uno de sus nombres. Puedes permitir que editen el documento o que solo lo vean.
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   Publica el documento. Para publicar el documento, la hoja de cálculo o la presentación, haz clic en "Archivo" y selecciona “Publicar en la web”. Al publicar un documento de Google Drive se crea una copia para que todos puedan verla. La copia se convierte en una página web separada que no está vinculada con el documento original, lo que te permite compartir el documento con cualquier persona que desees sin tener que cambiar las configuraciones de uso compartido.^[1]
   

   • El documento publicado no se puede editar, pero sí el archivo original que aún permanece en Google Drive.
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   Imprime el documento. Puedes imprimir los documentos si tienes una impresora instalada o si tienes acceso a una impresora en la nube de Google. Haz clic en el menú "Archivo" y elige la opción "Imprimir" al final de la lista.
   

   • Elige las configuraciones de impresión. Puedes especificar las páginas a imprimir, al igual que el diseño de la página. Haz clic en "Imprimir" para dirigirte a la siguiente pantalla.
   • Se abrirá la vista previa de la impresión y podrás seleccionar la impresora haciendo clic en el botón "Cambiar". Esto es útil si quieres acceder a la impresora en la nube de Google de tu casa mientras estás en el trabajo o la escuela.
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   Regresa a una versión anterior del documento. Si realizaste algunos cambios en un documento y te diste cuenta que necesitas volver a la versión anterior, puedes utilizar la herramienta "Historial de revisión" para navegar a través de las copias antiguas. Abre el documento, haz clic en el menú "Archivo" y selecciona “Ver historial de revisión”. Luego, a la derecha de la página, se abrirá un marco con la lista de las revisiones.^[2]
   

   • Puedes hacer clic en cada revisión de la lista para ver el documento en la ventana principal.
   • Cuando encuentres la revisión que deseas, haz clic en el enlace azul “Restaurar esta revisión”, debajo de su ubicación en la lista.

Parte3

Sube y descarga archivos

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   Descarga el programa de sincronización de Google Drive para la computadora. Esto es opcional, pero puede facilitar la sincronización de los archivos locales con Google Drive. Si quieres instalar el programa, haz clic en el enlace de descarga en la página principal de Google Drive. El enlace descargará el instalador correcto para tu sistema operativo.
   

   • Luego de descargar el programa, instálalo e inicia sesión con tu cuenta de Google. Encontrarás una carpeta en el escritorio que te permitirá acceder rápido a todos los archivos de Google Drive.
   • Arrastra el archivo que desees agregar al almacenamiento de Google Drive hasta la carpeta y se cargará automáticamente. Cuando el archivo se carga con éxito, se muestra una marca de verificación verde en el ícono.
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   Establece las configuraciones de carga. Haz clic en el ícono de engranaje que está en la esquina superior derecha de la página y pasa el mouse sobre la opción “Configuración de carga”. Allí, puedes elegir si quieres que Google Drive convierta automáticamente los archivos cargados, como los documentos de Word o los archivos de Excel, en los formatos del Drive, y si quieres que Drive convierta los archivos PDF en archivos de texto editable.
   

   • Puedes elegir si quieres que se te pregunte cada vez que realices esa acción, o si quieres que suceda automáticamente.
   • Los archivos no convertidos no se abrirán en Google Drive a menos que los conviertas. De lo contrario, necesitarás descargarlos a un dispositivo que tenga el programa necesario para abrirlos.
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   Haz clic en el botón "Cargar". Aparecerá un menú que te permite cargar archivos individuales o carpetas enteras. Navega hasta el archivo o la carpeta que quieres subir a Drive. En este momento, se aplicarán las configuraciones de conversión que estableciste anteriormente y verás el progreso de carga en la ventana que aparece.
   

   • Las cuentas de Google Drive gratuitas te otorgan 15 GB de almacenamiento para los archivos subidos. Ese espacio es compartido con tu cuenta de Gmail. Cualquier documento creado en Drive no influye en el límite de almacenamiento. Puedes ver qué está ocupando espacio haciendo clic en el enlace “Administrar” que está en la esquina inferior izquierda de la página del Drive.
   • Los archivos cargados aparecen en la carpeta Mi unidad, pero puedes moverlos por el sistema de carpetas como desees.
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   Descarga los archivos desde Google Drive a la computadora. Si quieres tener uno o varios archivos en tu computadora local, marca las casillas de esos archivos, haz clic en el botón “Más”, ubicado en la parte superior de la página, y selecciona “Descargar”.
   

   • Si descargas archivos de Google Drive, se te preguntará a qué formato deseas convertirlos. De lo contrario, comenzarán a descargarse automáticamente.
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   Elimina los archivos que no deseas. Para eliminar archivos y carpetas, marca sus casillas y haz clic en el botón "Eliminar" que está en la parte superior de la página. Puedes deshacer esta acción haciendo clic en “Deshacer” o dirigiéndote a la sección "Papelera" del menú izquierdo.
   

   • Recuerda que los documentos creados con Google Drive no se tienen en cuenta para el límite de almacenamiento.

Parte4

Expande el potencial de Drive

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   Edita las fotografías que subiste al Drive. Puedes utilizar la aplicación gratuita Pixlr para editar cualquier foto que hayas subido directamente al Drive. Para ello, haz clic en el botón "CREAR" y selecciona “Conectar más aplicaciones”. Busca Pixlr e instálala de forma gratuita.
   

   • Una vez que Pixlr esté instalada, haz clic derecho en una imagen de Drive y selecciona “Abrir con”. Allí, elige Pixlr desde el menú y la fotografía se abrirá en una pestaña nueva. Puedes comenzar a editar con Pixlr.
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   Escucha los archivos de música almacenados. Si utilizas Google Drive para guardar tus MP3, quizá hayas notado que no hay una forma de reproducirlos sin descargarlos primero. Con la aplicación Drive Music Chrome, puedes utilizar el navegador web Google Chrome para escuchar los archivos guardados en el Drive. Puedes descargar la aplicación gratis desde la tienda web de Chrome.
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   Dibuja imágenes con Drive. Puedes añadir la aplicación Drawing al Drive, la cual instalará un programa de creación de imagen básico. Utiliza este programa para dibujar imágenes para otros documentos o crear dibujos cooperativos compartiéndolos con otras personas.
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   Combina archivos PDF. Si instalas la aplicación PDF Mergy en Google Drive, podrás combinar rápido cualquier archivo PDF que hayas guardado en Mi unidad. Puedes poner en el orden que tú quieras los archivos, arrastrando y soltándolos y así armar el archivo PDF final. La aplicación cargará los archivos PDF a un servidor, los combinará y luego mostrará el archivo combinado final.

Consejos

• Lee los consejos de seguridad en línea de Google Drive para asegurarte de que mantienes tu información a salvo. Lee: http://www.google.com/intl/es-419/safetycenter/
• Puedes utilizar Google Drive para guardar una copia de los archivos importantes de tu computadora.
• Se recomienda utilizar una conexión Wi-Fi para tener una mejor velocidad y menos costos por utilizar servicios de datos al subir archivos a la aplicación Google Drive para dispositivos con Android.

Advertencias

• No compartas archivos con personas desconocidas. Puedes elegir tus configuraciones de privacidad.
• No descargues Google Drive para Android desde una fuente no verificada. Se recomienda el uso de Google Play Store, la tienda de aplicaciones Amazon o servicios similares.
• Si mueves la carpeta con los archivos de tu unidad, la cambias a una computadora nueva, o tienes que reemplazar el disco duro donde tienes la carpeta, tendrás que volver a descargar todo de nuevo desde la nube. No hay ningún soporte o solución de Google para esto. Busca “Esta no es la carpeta original de Google Drive” para informarte. Esto puede ser un verdadero problema si tienes una restricción de datos en tu conexión.
• Nunca le proporciones tu contraseña a nadie, ya que puedes perder la cuenta.